Гарантийное письмо на ремонт кровли. Как написать гарантийное письмо об оплате

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Как оформить

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

1. Дата и исходящий номер.
2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
4. Название документа (не обязательно).
5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
7. Сведения об отправителе.
8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

Подписывать такой документ должен не только генеральный директор, но и финансово ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик также может прописать , которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

Пример гарантийного письма об оплате

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Гарантийное письмо об оплате – это документ, в котором одна из сторон сделки подтверждает своё намерение оплатить (в ближайшем будущем) полученный товар или услугу. Проще говоря, такое письмо – способ обеспечения финансовых обязательств. Не самый надёжный, но популярный и вполне действенный.

В каких случаях писать?

Самый распространённый сценарий: предпринимателю нужно срочно закупить новую партию товара или воспользоваться какой-то услугой, но расплатиться немедленно не позволяет финансовое положение. Не беда – можно попросить контрагента об отсрочке. Если тот согласится, бизнесмен просто напишет для него гарантийное письмо. Это обычная практика в случаях, когда обе стороны уже давно и успешно сотрудничают (и, соответственно, уверены в порядочности друг друга).

Очень часто гарантийное письмо становится ответом на письмо-претензию. Допустим, вы заказали товар или услугу у продавца (исполнителя), но с оплатой возникли проблемы. Естественно, продавец отправит вам претензию с требованием расплатиться как можно быстрее. Неприятная ситуация. Но как быть, если прямо сейчас отдать деньги ну никак не получится? Верно, написать гарантийное письмо. Даже если ваш контрагент предпочитает всяким посланиям живые деньги, он наверняка удовлетворится на первых порах этим письмом (и хотя бы не пойдёт сразу в суд).

Оформление

Закон не говорит однозначно, как нужно писать гарантийное письмо об оплате, а специальной формы для таких посланий не предусмотрено. Если гарантия составляется от имени юридического лица, то писать её нужно на фирменном бланке. В этом случае руководителю кроме своей подписи придётся поставить ещё и печать. А вот ИП (и физические лица, то есть обычные граждане) могут оформить этот документ на обычном листе бумаги.

Список обязательных реквизитов выглядит так:

• номер исходящего письма и дата его составления;
• данные об отправителе (название фирмы, ФИО самого предпринимателя);
• сведения о получателе – название организации (полное, не сокращённое) и ФИО её руководителя, для которого и предназначается гарантия;
• название – здесь можно просто указать тему послания, заголовок «Гарантийное письмо» обычно не пишется.

Вместо того, чтобы писать данные об отправителе вручную, можно ставить штамп фирмы (если он есть).

Что писать в тексте?

Текст письма обычно состоит из четырёх коротеньких частей:

• сперва предприниматель указывает, какие финансовые обязательства он обязуется выполнить;
• затем следует упоминание срока, в течение которого он планирует это сделать (конкретного или приблизительного);
• в обязательном порядке прописываются банковские реквизиты – номер счёта, с которого будет произведена оплата;
• наконец, упоминаются штрафные санкции в случае нарушения принятых предпринимателем на себя обязательств (этот пункт не обязателен, в текст гарантии он включается далеко не всегда).

В тексте можно использовать следующие шаблонные формулировки и вводные фразы:

• Гарантируем;
• Настоящим письмом гарантируем;
• Компания ООО "Такая-то" гарантирует;
• Мы гарантируем своевременную оплату в полном объёме;
• Настоящим гарантируем.

Важный момент: если вы – руководитель фирмы (то есть полноценного юридического лица), то желательно, чтобы гарантийное письмо подписал ещё и ваш главный бухгалтер. Если вы – ИП, то ставьте только свою подпись.

При оформлении и написании гарантийного письма об оплате учитывайте несколько рекомендаций.

1. Пишите текст простыми, понятными, лаконичными фразами. Чем проще документ будет написан, тем лучше – так гарантированно не возникнет не вполне ясных положений, допускающих двоякое толкование.
2. Если вам приходится составлять письма-гарантии часто – составьте для себя унифицированный образец, чтобы не приходилось каждый раз переписывать послание с нуля.
3. При желании гарантийное письмо можно оформить более подробное, чем было указано в приведённой выше схеме. Никто не запрещает максимально конкретно расписать, в какие именно дни вы собираетесь расплатиться, с какими временными интервалами, почему и т. д. Но не переусердствуйте – текст должен уместиться на одном листе.
4. Всегда указывайте свой расчётный счёт. Получатель должен знать, «откуда» именно поступит оплата.
5. К письму можно дополнительно приложить различные документы, если того требует контрагент. Это могут быть Свидетельство о государственной регистрации вашей фирмы (или ИП), выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении гендиректора и т. д. По собственной инициативе ничего из этого прикладывать не нужно.

О пункте про ответственность за нарушение сроков оплаты стоит сказать подробнее. По сути, гарантийные письма представляют собой долговые расписки. Соответственно, в них должна быть обозначена ответственность за неуплату и просрочку (по крайней мере, в теории). С этой целью указывают в отдельной строке порядок начисления «штрафных» процентов за каждый день просрочки.

Однако используют эту оговорку далеко не всегда. Иногда руководитель забывает о ней непреднамеренно (она не является обязательной), иногда – преднамеренно (потому что никому не хочется добровольно увеличивать груз своей ответственности). Случается, что вторая сторона верит в добропорядочность предпринимателя и не хочет омрачать сотрудничество скрупулёзным прописыванием процентов, штрафов и прочих «ростовщических фишек». Нужно понимать две вещи:

• даже если об этом не говорится отдельно, взыскать проценты за просрочку можно (согласно статье 395 Гражданского кодекса);
• но много получить не получится – размер штрафа ограничивается 0,3 процента за один день просрочки.

К тому же без оговорки о порядке начисления пени даже эти 0,3 процента просто так не получить – второй стороне придётся обращаться в суд и долго доказывать, что этот случай попадает под положение о дополнительной оплате за пользование чужими денежными средствами.

Словом, если вы не пишете, а получаете гарантийное письмо об оплате – сразу подготовьте для контрагента образец, в котором будет предусмотрен пункт о взыскании задолженности (см. образец ниже). Если вы составляете письмо сами – постарайтесь деликатно опустить эту часть. Это не совсем правильно с деловой точки зрения, но зачем вам лишние (пусть и маловероятные) проблемы?

Пример составления

Классическое письмо-гарантия выглядит примерно так (мы приводим только текст, без реквизитов):

«Просим Вас отправить нам очередную партию продукции в соответствии с заявкой № 1753 от 20 июля 2015 года.

Настоящим письмом гарантируем, что оплата в размере 30000 (тридцати тысяч) рублей будет произведена нами в срок до 1 сентября 2015 года.

В случае неоплаты в установленном размере в установленный срок данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения нашей компанией коммерческого кредита на сумму поставленной продукции. В таком случае за каждый день просрочки оплаты будет начисляться дополнительная сумма в размере 1 % от суммы просроченных обязательств.

Наши банковские реквизиты:

ОАО АКБ «Уралсиб», г. Санкт-Петербург.

р/с № такой-то».

Образец гарантийного письма об оплате скачивайте .

Как видим, всё довольно просто. Самый важный вопрос связан с просрочкой, и теперь вы знаете, как лучше его решить. И помните – гарантийное письмо не создаёт стопроцентных юридических гарантий исполнения обязательств. Это всего лишь аналог долговой расписки, не более того.

Гарантийное письмо - это документ, в котором одна сторона (юридическое лицо, ИП) гарантирует другой исполнение определённых обязательств в установленные сроки.

Скачать образцы гарантийных писем :

Гарантийное письмо о выполнении работ
Гарантийное письмо о выполнении работ - документ деловой переписки, содержащий обещание юридического или физического лица (группы лиц) выполнить определённые работы к конкретному сроку (или срокам, если работы проводятся и сдаются поэтапно).

Гарантийное письмо о погашении задолжности
Гарантийное письмо об оплате задолженности составляется в том случае, когда покупатель не успевает оплатить заказанный или уже полученный товар и с помощью документа деловой переписки официально обещает поставщику в определённый срок задолженность погасить.

Гарантийное письмо о приеме на работу
Гарантийное письмо о приеме на работу - документ деловой переписки, который содержит обещание организации-работодателя устроить к себе на работу.

Гарантийное письмо об оплате
Гарантийное письмо на оплату - документ деловой переписки, который содержит обещание одного лица (юридического или физического) оплатить товары, услуги или работы другому лицу (физическому или юридическому).

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса - это документ деловой переписки, содержащий согласие арендодателя предоставить арендатору адрес своего помещения в качестве юридического для регистрации последним своей организации в ФНС.

Гарантийное письмо на поставку товара
Гарантийное письмо на поставку товара - документ деловой переписки, содержащий просьбу о поставке согласно договорённости определённого товара в конкретные сроки.

Применение гарантийного письма

Гарантийное письмо - это часть деловой переписки между предприятиями, служит дополнительной гарантией сотрудничества и выполнения обязательств.

Хотя этот документ не имеет официального юридического статуса, его содержание и оформление, в случае судебного разбирательства, может повлиять на ход дела.

Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам создавать шаблоны на гарантийные письма. А также автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.

Наиболее часто компании (или их руководители) гарантируют своим партнёрам, обращаясь к юридическому лицу или руководителю, оплату за заказанные работы или услуги, поставленный товар, погашение задолженности, оплату при отсрочке платежа.

Нередко гарантийное письмо составляется в ответ на претензию. Пишется оно сугубо деловым стилем, без сложных речевых конструкций и излишних рассуждений.

Гарантийное письмо об оплате (образец) для чего необходим документ, как правильно его составить, образцы написания гарантийного письма об оплате задолженности и выполнении работ

Что такое гарантийное письмо, как правильно его составить, образцы написания гарантийного письма. Гарантийное письмо представляет собой документ, который подтверждает намерения одной стороны выполнить определенные действия в пользу другой стороны или как пример, намерения придерживаться каких-либо условий по отношению к другой стороне. Грамотно написанное гарантийное письмо – залог Вашей уверенности в его исполнении.

(кликните, чтобы открыть)

Письмо-гарантия – что же это?

Гарантийное письмо об оплате (образец) — это в первую очередь документ, содержащий в себе гарантию реализации взятых на себя обязанностей одной стороной по отношению к другой. Такими обязательствами могут быть оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

Самым распространённым видом гарантийного письма есть гарантийное письмо на оплату задолженности.

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
• Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
• Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
• Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
• Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

В гарантийных письмах от имени юридического лица всегда должны быть нужные реквизиты и подпись руководителя.

Обязательные реквизиты для юридического лица:

• Наименование организации и его реквизиты
• Необходимые контактные данные
• Суть обращения в письме
• Дата подписания
• Печать организации, а также подпись ответственного лица

Реквизиты для физических лиц:

• Паспортные данные и адрес проживания
• Суть обращения в письме
• Подпись

Оформление документа

Так как законодательством нет четко предусмотренной формы для написания гарантийного письма на оплату задолженности, подтверждение выполнения услуг и работ, о приеме на работу и других видов этого письма – написать его довольно просто.

При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени , оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме.

Образцы написания документов-гарантий

Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).

В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене. Для упорядочения данных взаимоотношений существует деловая переписка, формой одной из таких являются гарантийные письма.

По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Гарантию часто используют в претензионном (досудебном) порядке разрешения споров. Когда долг образовался и есть основания подачи иска в суд, но с помощью гарантийных обязательств, происходит так называемая отсрочка платежа до определенного срока. Этот инструмент закреплен в статьях 619, 715, 723, 480 Гражданского кодекса РФ, которые дают должнику дополнительный срок для устранения нарушений условий договора (например, условий об оплате).

Так в каких же случаях стоит составлять гарантийное письмо? Этот вопрос решается по соглашению сторон. Одна из сторон в обязательном порядке вправе потребовать предоставить им гарантийное обязательство (например, когда поставка товаров осуществляется в кредит или не по предоплате).

В большинстве же случаев, гарантии все-таки составляются при нарушении сроков исполнения денежных обязательств, когда неплательщик, пытаясь избежать судебного разбирательства, направляет своему кредитору данный документ. Также в нередких случаях указанная гарантия пишется в ответ на претензию о погашении долга.

К примеру, поставщик направляет в адрес покупателя претензию с требованием оплатить сумму долга по поставленному товару, с указанием того, что должник в определенные договором сроки свои обязательства не исполнил.

Действующим российским законодательством общеобязательных требований к составлению и сущности гарантийного письма не предусмотрено, тем не менее, они имеют юридический характер.

Однако, правильно и квалифицированно составлять данные письма должен уметь каждый деловой человек.

В данной статье предполагается рассмотреть особенности и правила составления (оформления) гарантии по оплате задолженности.

Основные требования

Составляя данную гарантию, нужно с полной ответственностью и серьезностью подойти к составлению его текста. Его содержание должно быть четким и понятным, язык деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Указывая сроки, в течение которых обязательства будут погашены, необходимо осознавать свои материальные возможности. Ведь в случае неисполнения гарантии, вы можете понести убытки в виде судебных издержек, пенни, штрафов.

Текст гарантийных писем в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:

1. Наименование организации, ФИО лица – отправителя.
2. Реквизиты отправителя (ИНН, КПП).
3. Юридически и фактический адрес отправителя.
4. Наименование организации, ФИО лица, которому оно адресовано – получателя письма.
5. Указание вида обстоятельств или изложение всей сути предоставляемых адресату гарантий, сроки исполнения, сумма задолженности (указывается прописью и цифрами), график погашения задолженности, номер и дату договора, по которому возник долг.
6. Гербовая печать компании-отправителя. В том случае, если у составителя письма нет печати (у физического лица или индивидуального предпринимателя), достаточно только его подписи.
7. Наличие подписи руководства и главного бухгалтера.
8. Дата составления документа.

При написании письма формулировка «гарантийное письмо» не принципиально должна встречаться в тексте.

Будет также нелишним (и к тому же это вызовет доверие со стороны кредитора), если в письме будут указаны штрафные санкции за невыполнение обязательств в оговоренный срок.

Какие формулировки использовать при подготовке гарантийного письма

Чтобы как можно правильнее сформулировать суть заверения, необходимо знать какие формулировки наиболее четко его отразят.

Самыми подходящими будут слова и выражения:

• Гарантируем.
• Обязуемся выплатить сумму долга.
• Оплату в срок подтверждаем.
• Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии ).
• Своевременную оплату гарантируем.
• Настоящим даем гарантию.

Образцы заявлений

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Настоящим письмом обязуемся погасить в срок до 15 июня 2016 года имеющуюся задолженность по договору поставки непродовольственных товаров № 132/ТК от 20.01.2016 г. по оплате за поставленный товар в размере 123 466 (сто двадцати трех тысяч четыреста шестидесяти шести) рублей, с учетом НДС. Оплата будет производится равными частями ежемесячно:

• до 15.04.2016 г. – 41 155 руб.
• до 14.05.2016 г. – 41 155 руб.
• до 15.06.2016 г. – 41 156 руб.

Генеральный директор __________________ /А.Н. Иванов/

Образец № 2

ПИСЬМО ОБ ОПЛАТЕ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

В связи с тяжелым финансовым положением на предприятии из-за задержки финансирования со стороны заказчика, в настоящее время перед вашей организацией образовалась непредвиденная задолженность по договору субподряда № 567/2015 от 17 ноября 2015 года в сумме 670 000 (шестьсот семьдесят тысяч) рублей. В свою очередь гарантируем, погашение долга в полном объеме в срок до 30 декабря 2016 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1% от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Директор _______________В. Л. Соболев

Главный бухгалтер _______________И. В. Писарева

Образец № 3

10.05.2014 г. между нашей организацией и Вами был заключен договор аренды нежилого помещения № 678-56. Действительно, согласно акту сверки от 30.06.2015 г. у нашей организации образовалась задолженность по оплате арендных платежей и коммунальные услуги за июнь и июль 2015 г. в сумме 60 000 рублей. В свою очередь, просим извинения за ненадлежащее выполнение взятых на себя обязательств (по причине блокировки расчетного счета налоговой службой) и гарантируем в срок до 30.09.2015 г. погасить всю образовавшуюся задолженность в полном размере. Также гарантируем в будущем не нарушать условия заключенного между нами договора.

Директор ______________/В.И. Иванов/