Порядок начисления отпускных. Разделение отпуска на части

Последние изменения: Январь 2019

Принятый в 2001 году Трудовой Кодекс РФ отражает специфику трудовых отношений применительно к новым экономическим условиям, в частности, предусмотрен более гибкий подход к предоставлению работнику ежегодного оплачиваемого отпуска. Этим системообразующим законодательным актом предусмотрена не только возможность выбора времени отпуска в оптимальный для работника период, но и такая совершенно новая форма, как разделение отпуска на части.

В этой статье будет рассказано о том, в каких случаях работодателем предоставляется возможность разделения основного времени отпуска, какой порядок должен быть при этом соблюден обеими сторонами трудовых отношений, а также о том, как можно дробить отпуск по закону, какие нужны документы для того, чтобы произвести разделение ежегодного оплачиваемого отпуска.

Условия деления отпуска

Основной стандарт предоставления времени для отпуска, предусмотренный положениями ТК РФ, составляет 28 дней. Такова минимальная продолжительность отпуска. Однако, в тоже время закон допускает возможность разделения основного отпускного времени на части, в силу специфики производственной деятельности компании, предприятия или организации. В данном случае существуют две позиции интересов — работодателя и работника.

1. Со стороны компании имеется интерес в том, чтобы работник не уходил на длительные , с целью обеспечения эффективности производственного процесса.
2. Для работника иногда более предпочтительным является разделение времени отпуска, как минимум, на две части, чтобы использовать его, например, для отдыха в разные сезоны времени, или для решения вопросов личного плана.

Базовым условием, при котором возможно дробление времени отпуска, является обоюдное согласие сторон и в первую очередь работника. В данном случае закон стоит на защите интересов наемного персонала, позволяя ему выбрать наиболее оптимальный для себя режим отдыха.

Другим важным условием разделения отпуска на части, является минимальный трудовой стаж работника, принятого на работу на данном предприятии. Он должен составлять не менее 6 месяцев.

Однако и здесь в ТК РФ предусмотрен ряд льготных положений для некоторых категорий работников. Так, на предоставление отпуска, включая право на его разделение менее чем через 6 месяцев после начала трудовой деятельности на предприятии, могут претендовать:

• несовершеннолетние лица, не достигшие 18 лет;
• те, кто является усыновителем детей возрастом менее 3 лет;
• женщины, которым по закону положен декретный отпуск, а также льготы по уходу за ребенком возрастом до 3 лет;
• работники, чья работа связана с особо вредными условиями труда, в том числе на территориях с экстремальными климатическими условиями (Крайний Север, например).

• те, сотрудники, которые работают в режиме совмещения;
• те работники, чья деятельность связана с выполнением сезонных видов производства;
• работники, которые выполняют трудовые функции по краткосрочным трудовым договорам или контрактам – продолжительностью менее 2 х месяцев;
• те сотрудники, которые выполняют некоторые служебные функции удаленно, т.е. через информационные системы и сети, а также те, которых относят к категории надомных. Также это относится к работникам – инвалидам.

Еще одним важным условием, как можно делить отпуск по Трудовому Кодексу, является запрет работодателям в одностороннем порядке принимать решение о предоставлении отпуска по частям, за сотрудника. Это, кроме ТК РФ оговорено и специальным нормативным актом — (Письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1). Причем нарушение работодателем этого положения наказывается в соответствии с КоАП (ст. 5.27), где предусмотрен штраф в размере от 10 до 50 тысяч рублей на ответственное руководящее лицо, принявшее такое решение.

Может пригодиться : .

Общая схема деления отпуска на части

Общая схема деления отпуска на части, предусмотренная ст. 125 ТК РФ, состоит из двух основных вариантов:

1. Вариант первый — в 28 дней делится на две равные части по 14 дней. Также допускается по желанию работника, по своему усмотрению распределение этих двух частей отпуска по времени года, естественно, при достижении компромисса с работодателем.
2. Вариант второй — первая часть отпуска в 14 дней является неделимой и ее должен использовать работник полностью. Вторая часть, состоящая из 14 дней, может дробиться на более мелкие периоды, вплоть до того, что работник может брать в течение года по 1 дню отпуска. Опять же, такой формат должен быть согласован с работодателем.

На первый взгляд эта схема может показаться простой, но в ней тоже имеется масса всяких вопросов, таких, например, как допускается ли разделение отпуска на части в особых случаях. Такие случаи имеются:

• работодатель имеет право перенесения всего или части отпуска на другой период времени в связи с производственной необходимостью. Однако такое решение должно быть мотивировано и подкреплено письменным распоряжением руководителя организации или компании;
• в силу особых обстоятельств, возникших в ходе производственного процесса, работодатель может осуществить отзыв работника из его отпуска. При этом, оставшаяся часть неиспользованного отпуска, пусть даже и один день, присоединяется к следующему периоду ежегодного оплачиваемого отпуска;
• в некоторых случаях работник сам может инициировать перенесение отпуска, в частности в виду наступления временной нетрудоспособности, включая и производственного характера, или же в период, когда работник вынужден исполнять какие-либо государственные или общественные обязанности – например, военные сборы, участие в заседаниях судов присяжных, в избирательных комиссиях и т.п.

Таким образом, деление отпуска на части в той или иной пропорции может зависеть от многих условий. При предоставлении отпуска в таком формате обе стороны - работодатель и работник, должны рассмотреть оптимальные варианты и прийти к взаимному согласию.

Как оформить разделение отпуска на части

Для того чтобы получить отпуск по частям для работников, существует определенный алгоритм или порядок действий, который состоит из следующих шагов:

1. Шаг первый — подача заявления. Заявление должно содержать основную мотивацию работника, указание сроков отпуска и длительность его частей. Общую вид того, как оформить заявление представлен в приведенном образце.

Образец заявления на предоставление части отпуска.

1. Шаг — второй. Работодатель составляет график отпусков и вносит туда те периоды, которые обозначены заявлениями работников.
2. Шаг — третий. Согласование и утверждение графиков отпусков, включая и те, которые разделены на части. На этом этапе и работники, и их работодатель должны произвести полное согласование графика отпусков.

Общий формат графика отпусков:

1. Шаг четвертый. Работодатель после согласования графика отпусков со своими работниками издает письменный приказ по организации, с которым под роспись информируются все заинтересованные работники. Каждый работник имеет право получить на руки копию такого приказа, заверенную печатью и подписью руководителя, либо его административного персонала — секретаря или отдела кадров.
2. Данные о графике отпусков с подробным указанием того, как делится отпуск, вносятся в личную карточку работника, также как эти данные подлежат учету в «Табеле учета рабочего времени».

После того, как все эти формальные действия выполнены в строгом соответствии с приведенным порядком, можно считать, что работник имеет полное право воспользоваться своим отпуском в любых желаемых пропорциях, которое непосредственно защищено трудовым законодательством РФ.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему

Редко кто из работодателей согласится с продолжительным отсутствием специалиста. Законно ли разделение отпуска на части? Что говорит об этом трудовое законодательство? И как правильно дробить положенный период? Обо всех нюансах поговорим далее.

Нормативные особенности разделения отпуска на части

Продолжительность очередных ежегодных отпусков регламентируется ТК РФ и согласно ст. 115 составляет 28 календарных дней. Уменьшение выходного периода является незаконным, увеличение возможно по согласованию с работодателем. Сроки отдыха персонала устанавливаются предприятиями в графике отпусков , который составляется с учетом пожеланий сотрудников, отраслевой специфики компании.

Инициатором разделения отпуска на части может выступать как руководитель организации, так и сам работник. Можно ли организовать отдых не один, а 2 или 3 раза в год? Законодательство России учитывает потребности юридических и физических лиц и предусматривает разделение отпуска на части – в ТК РФ этому вопросу посвящена ст. 125.

Указанный раздел Кодекса устанавливает, что работник может отгуливать ежегодный отпуск частями при условии соглашения с работодателем и минимальной продолжительности хотя бы одного отрезка в 14 календарных дней. Длительность оставшегося периода никак не ограничена и определяется физлицом самостоятельно. В этом случае согласование с работодателем выполняется исключительно по доброй воле работника.

Обратите внимание! Если человек уже отгулял половину отпуска, раздробив его, вторая половина в 14 дней разделению не подлежит ни при каких условиях. Отзывать из такого отдыха работодатель также не вправе. Это считается нарушением требований международной Конвенции № 132 от 6.09.11 г.

Основные условия деления очередного отпуска:

1. Хотя бы одна часть должна быть длительностью в минимум 14 календарных дней.
2. Разделение должно быть согласовано с работодателем и сотрудником.
3. Продолжительность одного из отрезков не подлежит изменению в целях соблюдения норм разделения отпуска на части по ТК РФ (ст. 125).

Не разрешается дробить следующие виды отпусков:

• Учебный – относится к целевым, предоставляется на конкретный период, указанный в справке-вызове.
• Неоплачиваемый – поскольку зарплата за работником на период неоплачиваемого отпуска не сохраняется, продолжительность такого периода устанавливается по соглашению сторон, а значит разделения не предполагает.
• Детский – наравне с учебным относится к целевым периодам освобождения от работы, вносить изменения в сроки запрещено.

Как оформляется разделение отпуска на части

Оформить деление отпуска можно 2 способами. Процедура касается как , так и дополнительных дней. Рекомендуется все согласования утверждать в письменном виде, чтобы избежать возможных трудовых разногласий с работниками.

Варианты оформления разделения отпуска:

1. Самостоятельное составление заявления – физлицо подает документ на имя руководителя организации с указанием желаемых сроков. Затем происходит утверждение и в случае положительного решения издается приказ по форме Т-6 .
2. Составление ежегодного графика отпусков – этот способ предусматривает предварительное согласование периодов отдыха с персоналом. Внесение дней происходит по частям, в соответствующей графе каждый сотрудник проставляет подпись об ознакомлении с информацией.

Алгоритм действий для бухгалтера:

• Принятие заявления от работника – обязательно проверьте наличие ФИО специалиста, даты начала/окончания отпусков по частям, даты заполнения и присутствие личной подписи.
• Утверждение заявления у руководителя.
• Издание приказа на отпуск формы Т-6.
• Заполнение записки-расчета по форме Т-60 .
• Внесение сведений в личную карточку и табель учета времени работы .

Обратите внимание! Указанный порядок действий приведен для ситуации, когда работник самостоятельно приносит заявление о разделении отпуска на части. Если продолжительность периодов отдыха определяет работодатель, требуется составление графика отпусков.

Пример

Предположим, что сотруднику предприятия предоставлен отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 4 по 17 декабря 2016 г. Для расчета отпускных берется период с декабря 2015 г. по ноябрь 2016 г. Оклад за указанное время составляет 25 000 руб. Исключаемых периодов не было.

Среднедневной заработок = (25 000 х 12) / 12 / 29,3 = 853,24 руб.

Размер отпускных = 853,24 х 14 д. = 11 945 руб.

Сумма к выдаче «на руки» = 11 945 – 13 % НДФЛ = 10 392 руб.

Важно:

• Если сотрудник компании не соглашается делить очередной отпуск – согласно разъяснениям Роструда в письме № 2143-6-1 от 17.07.09 г. работодателю запрещается в одностороннем порядке утверждать разделение отпуска на части.
• Если работодатель пытается вторую половину отпуска раздробить на мелкие отрезки – согласно ст. 8 ТК локальные акты предприятия, ухудшающие условия труда, не являются законными и применяться не могут.
• Если отпуск делится на мелкие части и предоставляется исключительно на выходные дни – такая практика не вызывает одобрения трудовой инспекции и может привести к конфликту с проверяющими. Ведь выходные дни в любом случае относятся к нерабочим (ст. 107) и замещать законные отпускные периоды не могут.

Мало кто любит отдыхать сразу весь положенный срок отпуска. Да и далеко не каждый работодатель готов согласиться на такой продолжительный отдых. Поэтому в вопросе разделения отпуска на части ТК РФ – основной ориентир. Он помогает сбалансировать интересы сотрудника и нанимателя.

Правила дробления отдыха

Ежегодный оплачиваемый отдых любого сотрудника не может быть меньше 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Внутрифирменные распоряжения незаконны, если устанавливают обратное. Они могут увеличить длительность отпуска, но не уменьшить его. Регламентирует разделение отпуска на части – ТК РФ .

Продолжительный отдых позволяет работнику отдохнуть, восстановиться, набраться сил. Длительность отпуска может быть увеличена федеральными или внутрифирменными нормативными актами. Имейте в виду: последние не могут снижать минимальное число отпускных дней, даже если они подписаны самим работником.

Дробление отпуска может происходить по инициативе сотрудника или руководителя. При этом, работнику получать согласие от нанимателя не нужно. А вот разделение отпуска на части , предложенное директором, должно происходить с позволения служащего.

Таким образом, внутренние акты не могут определять минимальное количество отпускных дней. Кроме того, сотрудник выбирает сам, на сколько частей дробить 14 дней своего отпуска.

Согласование дробления ежегодного отдыха

Чтобы не нарушить права сотрудника, работодатель должен согласовывать разделение ежегодного отпуска со своим подчиненным. Результат переговоров следует отобразить в письменной форме. Сделать это можно двумя способами (см. таблицу).

Дробление основного отдыха без согласия работника: законно ли?

Не всякое производство и не любая другая организация имеют возможность отправлять своих сотрудников в непрерывный отдых. Поэтому разделение ежегодного отпуска на части становится единственным способом не понести предприятию потери.

Учтите: если сотрудник на эту процедуру не согласен, обязать его работодатель не имеет права. Решение о дроблении отдыха не может принимать исключительно руководитель. Это противоречит письму Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1.

Работник может по своему желанию распорядиться отпуском: отгулять его весь сразу. Это значит, что разделение оплачиваемого отпуска – не обязательная процедура.

Руководитель, желая раздробить отпуск работника, должен убедить его, а не принуждать. Дело в том, что за это КоАП РФ (ч. 1 ст. 5.27) закреплены размеры штрафов за совершение такого проступка. Ответственность могут понести:

• непосредственно руководители предприятий или коммерсанты (от 1 до 5 тысяч руб.);
• юридические лица, то есть организации в целом (от 30 до 50 тысяч руб.).

Законность принудительного дробления 14-ти дней внутренним актом

Количество дней хотя бы одной части отпуска не может быть меньше 14 дней. Оставшееся время работник вправе делить на несколько периодов. Но производственная необходимость предприятий заставляет руководителей прибегать к различным уловкам, чтобы подтолкнуть сотрудника написать заявление на разделение отпуска . Оно может быть сформулировано так:

Иногда через внутренние документы служащих обязуют делить вторую часть отпуска на несколько промежутков. В связи с этим, имейте в виду: такое положение нарушает права работников и является незаконным. Применять подобные локальные акты на практике запрещено из-за их несоответствия положениям Трудового кодекса.

Если работник сталкивается с внутренним правилом, ущемляющим его права, он может отказаться от его исполнения. При возникновении конфликта с руководителем сотруднику следует обратиться в трудовую инспекцию. Работники этой службы проведут проверку внутренних актов предприятия, сообщат об их неправомерности директору организации и обяжут исправить ситуацию.

Оформление документов

Регулирует разделение частей отпуска – ТК РФ . Процедура сопровождается составлением типовых документов. Если сотрудник самостоятельно принял решение о взятии неполного отпуска, он пишет заявление. Продолжительность отдыха значения не имеет. Ответственные лица действуют в следующем порядке.

1. Принимают заявление сотрудника. В нем указано Ф.И.О. служащего, дата начала и окончания отпуска, проставлена личная подпись. На документе руководитель делает запись об удовлетворении заявления.
2. Составляют приказ об отпуске (де-факто – ). При этом можно использовать специальную форма Т-6.
3. Вносят данные в записку-расчет, чтобы начислить по ним отпускные работнику. Это дело бухгалтерии.
4. Делают отметку в специальном разделе личной карточки сотрудника об очередном отпуске.
5. Вносят изменения в табель учета рабочего времени.
6. Делают отметку в расписании отпусков. В специальной графе проставляют фактическую дату. Основание и дату внесения изменений указывают в графе переноса отдыха.

Отпускные за рабочие и выходные дни

Трудовой кодекс не регламентирует, как работник может использовать разделение основного отпуска . Заявление служащий составляет самостоятельно. В качестве отпускных дней он может взять:

• рабочие дни;
• рабочие и выходные дни;
• выходные дни.

В зависимости от этого фактический срок отпуска может быть разным. Тут возможны следующие ситуации (см. таблицу).

Когда отпуск выпадает только на выходные

Российские предприятия практикуют использование своими работниками коротких отпусков, совпадающих с выходными. Так, первую часть основного отдыха сотрудник отгуливает непрерывно – в течение не менее 14 дней, а оставшуюся дробит на 7 частей по 2 дня, приходящиеся на выходные.

Трудовой кодекс разрешает делить работнику вторые 14 дней отпуска по своему усмотрению, если руководитель дает на это согласие. Более того: взятие исключительно выходных дней в качестве отпусков не противоречит закону. Отпуск может начинаться с выходного дня и заканчиваться им.

На деле такую схему использовать нельзя, ведь в выходные сотрудник не работает и без отпуска. Фактически отпуск он не отгуливает. Ст. 107 ТК РФ устанавливает, что к видам отдыха относят:

• перерывы за день;
• отдых между сменами;
• выходные;
• государственные праздники;
• отпуска.

Вынося отпуск на выходные дни, сотрудник лишает себя законного отдыха. Даже если работник принес такое заявление, приказ на разделение отпуска на части составлять не следует, чтобы не нарушить права служащего. Работнику необходимо рассказать о его правах, убедить взять отпуск по-другому.

Составленный заранее график отпусков, выпадающих на выходные дни, смотрится странно и всегда вызывает вопросы и подозрения у проверяющих чиновников.

В российском трудовом законодательстве установлена минимальная продолжительность ежегодного отпуска, некоторые категории работников в соответствии с законом или локальными нормативными актами своей организации имеют право на увеличенный ежегодный отдых. Вместе с тем, у наемного работника есть возможность использовать отпуск несколько раз в год, поделив его на части. Разделить отпуск работник может по своему желанию или по предложению нанимателя.

Разделение отпуска

Работодатель обязан предоставить работнику минимум 4 недели в рабочем году для от выполнения служебных обязанностей и восстановления сил. Для некоторых категорий сотрудников, чья работа проходит в сложных или вредных для здоровья условиях, этот период увеличивается. Однако закон не обязывает работников использовать отпуск один раз в год. Они могут использовать отпускные дни частями или перенести их на следующий рабочий период.

Ежегодно работник обязан взять одну часть продолжительностью не менее 2 недель (ТК РФ, ст. 125).

Остальные дни отдыха он может использовать по своему усмотрению как единую часть или поделив его на меньшее количество дней. Дробление отпуска согласовывается с работодателем.

Оставшиеся от отпуска дни отдыха работник может:

• использовать в текущем рабочем году;
• перенести на следующий рабочий период;
• взять вместо отдыха денежную компенсацию за неотгуленный отпуск.

Российское законодательство не предусматривает минимальную длительность остальных частей ежегодного отпуска, теоретически, по согласованию с нанимателем их продолжительность может быть и один день. Кроме того, нигде не установлено, должны быть это выходные или будние дни. Исключение сделано только для официальных . Такие дни не учитываются при расчете отпуска работника, а в случае совпадения дней отдыха и праздников, они добавляются к основному отпуску.

По общему правилу, впервые воспользоваться возможностью ежегодного отпуска можно по истечении 6 месяцев работы у данного работодателя.

Некоторым категориям сотрудников отпускные дни по заявлению работодатель обязан предоставить и до достижения полугодового стажа в организации. Этим правом могут воспользоваться беременные или несовершеннолетние работники.

Вместе с тем, по уважительной причине и при отсутствии препятствий в виде невозможности срочной замены такого работника, получить часть отпуска ранее 6 месяцев работы у нанимателя может практически любой сотрудник.

Разделение отпуска на части менее 14 дней выгодно сотруднику.

Например, если взять отпуск на будние дни с понедельника по пятницу, то за счет еженедельных выходных фактический отдых составит 9 дней .

Также можно взять 2 недели отдыха сразу после новогодних каникул. В этом случае работник получит практически целый отпуск и у него еще останутся дни для отдыха.

Можно пойти в часть отпуска в те недели, на которые приходятся официальные праздничные дни. Эти даты исключатся из продолжительности отпуска и, взяв, например, 9 дней отдыха в начале мая 2018 года (с учетом праздников и переносов), работник получает больше 2 недель отдыха.

Еще одной причиной, по которой персоналу выгодно разделение отпуска на части, является тот факт, что по ТК РФ (ст. 125) работника из 14-дневного отдыха, если продолжительность остальных его частей была меньше, работодатель не может, даже при согласии сотрудника с прерыванием отдыха.

Разделение отпуска на части по инициативе руководителя

В некоторых случаях нанимателю также выгодно отпускать персонал на отдых несколько раз в год, а не сразу на месяц.

Например, технология производства не предусматривает длительной замены одного работника другим. Сложности с подменой ушедшего в отпуск работника могут возникнуть и из-за небольшого штата работников, когда на предприятии трудно найти человека с той же квалификацией и навыками, как находящийся на отдыхе сотрудник.

Работодатель может только предложить сотрудникам использовать отпуск частями, настаивать на этом у него нет права. Разделение отпуска на части допускается только по желанию работника.

Возможность использования дней ежегодного отдыха частями желательно предусмотреть во внутренних документах организации, например, в . Однако там не должно быть положения о том, что персоналу запрещено использовать трудовой отпуск единовременно. При такой формулировке в локальных соглашениях или трудовом договоре контролирующие органы при проверке компании запишут нарушение и оштрафуют.

Если наниматель принуждает персонал дробить ежегодный отдых на части, то на него можно пожаловаться в трудовую инспекцию.

Недобросовестные наниматели стараются использовать еще одну лазейку в трудовом законодательстве, которая дает право сотруднику взять часть отпуска в еженедельные выходные. Они дают своим сотрудникам только 2 недели отдыха, а остальные дни заставляют брать в выходные, например, угрожая увольнением.

Такое поведение является нарушением трудового законодательства, ведь фактически персонал лишают еженедельного отдыха (ТК РФ, ст. 21). Если сотрудники трудовой инспекции обнаружат на предприятии факты частого использования еженедельных выходных в качестве отпускных дней, то привлекут руководство к административной ответственности.

Вместе с тем, работник может сам попросить руководство выделить ему часть отпуска в выходной день. За отпускные дни начисляется оплата и если сотруднику срочно нужны деньги, то он может совместить выходные и отпускные дни.

Отзыв из отпуска

На практике достаточно распространены ситуации, когда сотрудник изначально планирует использовать весь ежегодный отпуск единовременно, однако, по уважительным причинам начальство может попросить его прервать отдых и

Такая необходимость возникает:

• из-за травмы, болезни, увольнения заменяющего работника, когда срочно найти еще одну замену проблематично;
• при посещении организации работниками контролирующих органов, когда необходимо присутствие отдыхающего сотрудника при проведении проверочных мероприятий;
• в ходе ликвидации последствий чрезвычайной ситуации, когда нужно присутствие всех членов коллектива;
• из-за необходимости в короткие сроки увеличить выпуск продукции, при этом сотрудники не только отзываются из очередных отпусков, но и им переносят даты ухода в отпуск.

При отзыве из отпуска обязательно согласие работника на прерывание отдыха.

При срочном вызове сотрудника из ежегодного отпуска необходимо составить соответствующий приказ и предусмотреть в нем не только ознакомление вызываемого работника с текстом приказа, но и письменное согласие с отзывом.

Возможность использовать оставшиеся дни отпуска предусматривается в приказе об отзыве. В нем могут быть установлены конкретные даты предоставления остальной части отдыха или обозначена договоренность о предоставлении неиспользованного отпуска по заявлению, вызванного сотрудника.

Например, текст приказа может быть следующим:

«Приказываю:

1. Отозвать главного инженера Мухобойкина А. Л. из ежегодного трудового отпуска, в связи с необходимостью запуска новой технологической линии по производству поддонов.
2. Оставшиеся дни отдыха предоставить Мухобойкину А. Л. по заявлению работника

Директор ОАО «Жевсервис» Тамтамов П. С.

С приказом ознакомлен Мухобойкин А. Л. С отзывом из трудового отпуска согласен.»

Оформление раздела отпуска

Дробление отпуска на части происходит по согласованию работника с нанимателем. Самый простой выход договориться о продолжительности и сроках каждой из частей до момента составления ежегодного в организации.

В этом случае никаких дополнительных бумаг работнику оформлять нет необходимости, свое согласие с делением отпуска он выражает собственноручной подписью на листе ознакомления с графиком отпусков.

По-другому оформляется разделение отпуска на части, если работник не знал заранее, что ему может понадобиться, например, отгул в счет дней отпуска. Или планировал использовать отпуск полностью, а затем жизненные обстоятельства заставляют его взять несколько дней в незапланированный период. Или сотрудник начал работать в организации уже после утверждения отпускного графика и хочет по истечении полугодового стажа взять часть отпуска.

В этом случае необходимо предварительно согласовать с руководством незапланированный отдых и написать заявление о предоставлении отпуска. Оно оформляется по аналогии с другими заявлениями по кадровым вопросам. В нем указывают:

• к кому обращаются с просьбой (Ф. И. О. и должность руководителя);
• данные работника, который заполняет заявление;
• просьбу о предоставлении отдыха;
• дату, с которой необходим отпуск, а также его длительность;
• причину переноса отдыха;
• дату составления заявления.

Его подписывают собственноручно и передают на резолюцию руководителю, который разрешает перенос. На заявлении руководитель ставит резолюцию, которой разрешает или запрещает предоставлять отпуск сотруднику в указанные даты.

Например, «Не возражаю, кадровому департаменту подготовить соответствующий приказ». Или «Предоставить отпуск в данный период не представляется возможным, в связи с проведением ежегодной ревизии ценностей, аудиторами головной организации»

После согласования заявления работники кадровой службы подготавливают приказ о предоставлении отпуска и вносят изменения в отпускной график и табель рабочего времени. А бухгалтерское подразделение организации рассчитывает и перечисляет положенные выплаты работнику, уходящему в отпуск.

Примеры текстов заявлений на предоставление части отпуска

Если первоначально отпуск был запланирован к использованию полностью, а затем возникла необходимость взять несколько дней, то текст заявления может быть следующим:

«Прошу предоставить мне 4 выходных дня, за счет дней трудового отпуска с 24.05.2018 по семейным обстоятельствам. Запланированный ранее отпуск с 31.08.2018 сократить на эти 4 дня».

«Прошу предоставить мне 14 календарных дней трудового отпуска с 31.05.2018, в связи с тем, что моему мужу не могут дать отпуск на запланированный ранее период с 27.06.2018, а предоставляют его в указанные мною даты».

Если работник отработал в компании менее полугода, то он может написать заявление следующего содержания:

«Прошу предоставить мне положенные дни трудового отпуска с 27.07.2018, в связи с последующим уходом на больничный лист по беременности и родам».

При отзыве из отпуска, заявление можно составить так:

«Прошу предоставить мне оставшиеся дни ежегодного трудового отпуска с 5.06.2018, в связи с прерыванием его по производственной необходимости (приказ № 156 от 02.05.2018)».

На практике, при составлении графиков отпусков, сотрудники договариваются с руководством о предпочитаемых датах предоставления отдыха в устной форме. Однако может возникнуть ситуация, когда работнику необходимо составить заявление для обоснования конкретных сроков трудового отпуска.

В этой ситуации можно написать заявление следующего содержания:

«Прошу предоставить мне в следующем календарном году дни отдыха за рабочий год с 01.10.2017 по 30.09.2018 года в следующие сроки:

• с 01.04.2018 — продолжительностью в 17 календарных дней, в связи с необходимостью прохождения подготовительных курсов для поступления в университет;
• с 05.07.2018 продолжительностью 11 календарных дней, в связи со сдачей вступительных экзаменационных испытаний».

Возможность поделить отпуск на несколько частей по трудовому законодательству является правом работника. Наниматель не должен принуждать сотрудников к использованию ежегодного отдыха по частям или получению компенсации вместо отпуска. Эти действия работодателя могут привести к тому, что трудовая инспекция оштрафует предприятие за нарушение российского законодательства. Кроме того, сотрудники могут объединить два ежегодных отпуска в один период отдыха.

Отпуск - это один из видов времени отдыха, предусмотренных трудовым законодательством. Право на отдых каждому человеку гарантировано Конституцией РФ. Однако редкая организация позволит своему работнику отдыхать все 28 дней сразу. Поэтому часто работники делят отпуск на части продолжительностью менее 7 календарных дней. Это приводит к тому, что работник не может использовать отпуск для полноценного отдыха и восстановления трудоспособности. К тому же при предоставлении отпуска на период от 1 до 5 дней происходит подмена понятий «календарный день» и «рабочий день».

Конечно, работник вправе брать отпуск хоть по одному дню 28 недель подряд, но такой «отдых» не даст никакого результата. По мнению автора, работодателю нужно постараться убедить работника, чтобы последний взял не менее 7 календарных дней. Аргументация автора построена на понятии календарного дня, в котором и предоставляется ежегодный отпуск.

Вспомним про календарные дни

В статье 125 ТК РФ написано, что ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части по соглашению между работником и работодателем. Причем хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Кроме этого, в статьях 115 и 120 ТК РФ указано, что отпуск предоставляется работнику в календарных днях.

Самой большой ошибкой работодателя является расчет календарных дней сплошным подсчетом по календарю, так как бытовое понятие календарного дня не совпадает с понятием календарного дня в трудовом законодательстве. Согласно статье 14 ТК РФ: «В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни».

Кроме того, работнику во время трудовой деятельности устанавливается определенный режим рабочего времени. Понятие рабочего времени раскрыто в статье 91 ТК РФ: «Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности…». Режим рабочего времени может быть разным - пятидневная неделя с двумя выходными, шестидневная с одним выходным и рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику. То есть рабочие и выходные дни должны чередоваться.

Косвенным аргументом в данном вопросе может послужить постановление Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», в котором прописан порядок перевода рабочих дней в календарные при некоторых наиболее популярных режимах рабочего времени. В частности, в статье 9 указано: «Количество календарных дней... рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4». Это значит, что стоимость рабочего дня не равна стоимости календарного.

Вред для здоровья

Предоставление части отпуска работнику менее чем на 7 календарных дней нецелесообразно с точки зрения режимов отдыха сотрудника и соблюдения требований законодательства по охране труда. Вот что говорит Международная организация труда об отпусках.

Фрагмент документа

Проблемы с расчетами

ТК РФ не запрещает делить отпуск менее чем на 7 дней. Однако для корректного расчета задолженности по очередному отпуску и отпускных необходимо переводить рабочие дни работника в календарные при ­предоставлении очередного отпуска мелкими частями.

При предоставлении отпуска работнику в размере 28 календарных дней единовременно на данный период выпадают 20 рабочих дней и 8 выходных (при пятидневной рабочей неделе). В том случае, если вы будете предоставлять отпуск на 1 или 2 дня, вы фактически удлините период отпуска. Это связано с тем, что предоставленные в данном случае 14 рабочих дня искусственно увеличиваются на соответствующее количество выходных дней - период отпуска увеличится как минимум до 32 дней.

Рисунок 1

Готовимся к отпуску

Для того чтобы предоставить сотруднику отпуск независимо от его продолжительности - 28 календарных дней или любое меньшее количество, - в организации должны быть оформлены следующие документы (если сотрудник идет в отпуск не по графику, а по заявлению):

Заявление сотрудника.

Приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6).

Записка-расчет для начисления отпускных (оформляется бухгалтерией).

Отметка в личной карточке Т-2 (раздел 8).

Отметка в табеле учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12 или Т-13).

Отметка в графике отпусков (унифицированная форма Т-7 в графе «фактическая дата» и, при необходимости, в графе «перенос ­отпуска» - основание и дата).

Таблица 1

Какие процедуры происходят с «отпускными» документами и какие должностные лица в организации участвуют в них

Для того чтобы нагляднее понять, какие временные и материальные ресурсы организации уходят на проведение всей этой процедуры, рекомендуется подсчитать, сколько времени займут эти действия у каждого должностного лица, и с учетом их должностных окладов рассчитать в денежном выражении сумму, которую тратит организация для того, чтобы один сотрудник сходил в отпуск на 1-2 дня, как это принято во многих коммерческих компаниях. Причем если бы работник пошел в отпуск один раз в год, эти временные и материальные затраты на оформление данного отпуска были бы также один раз. Но когда организация разбивает отпуск на две части и более, то эти затраты, соответственно, удваиваются или ­увеличиваются в несколько раз.

На практике организация, стремясь к минимизации своих расходов, решает вопрос значительно проще. Работодатель сокращает саму процедуру, не отдавая себе отчета о возможных последствиях.

Таблица 2

Какими документами и процедурами «жертвует» работодатель при оформлении «мелких» частей отпуска

Все эти нарушения при проведении проверок могут привести к наложению административных взысканий на конкретные должностные лица, предусмотренные кодексом об административных правонарушениях.

Помимо ответственности, предусмотренной Трудовым кодексом РФ за нарушения законодательства о труде и охране труда, законодательст­вом установлена и иная ответственность, предусмотренная Кодексом РФ ­об административных правонарушениях и Уголовным кодексом РФ.

Итак, при решении вопроса о предоставлении отпуска по частям ­работодателю рекомендуем учитывать следующее:

1. Отпуск можно будет разделить на части только в том случае, если работодатель согласен на такое разделение. Решая вопрос о предоставлении отпуска, работодатель должен учесть, что он обязан оплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до начала этой части отпуска (ст. 136 ТК РФ). А в случае невыплаты работнику отпускных за 3 дня до начала отпуска работодатель обязан компенсировать работнику данную задержку за каждый день согласно требованиям указанной статьи. То есть в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер этой компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договорами. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

2. Работодатель согласно статье 212 ТК РФ обязан обеспечить режим труда и отдыха работников в соответствии с законодательством РФ и законодательством субъектов РФ.

3. За нарушение требований по оплате отпускных и требований по охране труда предусмотрена как административная ответственность, так и уголовная (ст. 5.27, 3.11, 3.12 КоАП РФ, ст. 143 и 145 УК РФ).

1 Конвенция № 52 Международной организации труда «Относительно ежегодных оплачиваемых отпусков» (принята в г. Женеве 24 июня 1936 г. на 20-й сессии Генеральной конференции МОТ). В данной Конвенции Россия является договаривающейся стороной.